Adjoint(e) administratif(tive) - Temps partiel (Bureau de Québec)

Job summary

Welcome clients, answer calls, manage correspondence, organize client documents, and provide general administrative support. Process and record payments, prepare bank deposits, update client systems and accounting files, coordinate appointments and team bookings, and manage office supplies and equipment.

Job details

Bienvenue aux retraités ! Nous recherchons une adjointe administrative à temps partiel pour notre bureau de Québec, situé sur le chemin Sainte-Foy. Possibilité d'augmenter les heures de travail durant la période des impôts. Un emploi idéal pour une personne retraitée souhaitant demeurer active ! • Accueillir les clients • Répondre aux téléphones • Envoyer des courriels de masse pour le bureau d’attache • Traiter le courrier du bureau d’attache • Classer tous les documents physiques des clients correctement aux endroits indiqués; • Soutien administratif de toute nature (rédaction, impression, numérisation, mise en page, classement, etc.) • Prendre des paiements de clients physiques, par téléphone et par le web; • Saisir les paiements en argent, par carte ou par chèque dans IFIRM pour le bureau d’attache ; • Préparer dépôt puis aller à la banque pour dépôt, ensuite faire l’entrée dans CCH ; • Création de documents ; • Effectuer des réservations de voiture pour les membres de l’équipe ; • Effectuer les commandes de papeterie pour le bureau d’attache et gestion d’inventaire; • Gestion des photocopieurs ; • Exécuter divers mandats spéciaux qui peuvent être demandés par la direction; • Effectuer toutes les autres tâches usuelles et inhérentes à ces fonctions. • Mettre à jour les systèmes lors d’entrée de nouveaux clients ou de nouvelles données d’un client existant; • Faire le roulement d’année dans le Caseware et entrer les balances de vérification pour l’ensemble des bureaux ; • Assister les associés dans la gestion de leur rendez-vous au Bureau d’attache;

What you’ll do

Welcome clients, answer calls, manage correspondence, organize client documents, and provide general administrative support. Process and record payments, prepare bank deposits, update client systems and accounting files, coordinate appointments and team bookings, and manage office supplies and equipment.

Requirements

The posting does not specify formal education, experience, or certification requirements. It welcomes retirees and seeks a part-time administrative assistant able to perform a broad range of office, client-service, payment-processing, and recordkeeping duties.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• document preparation · Preferred
• Appointment Scheduling · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Cash handling · Preferred
• telephone communication · Preferred
• Data entry · Preferred
• Payment Processing · Preferred
• Inventory management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Customer Service
• Telephone Communication
• Email Communication
• Administrative Support
• Document Preparation
• Document Filing
• Payment Processing
• Cash Handling
• Bank Deposits
• Data Entry
• Appointment Scheduling
• Inventory Management
• Office Supply Ordering
• Records Management
• Microsoft Office Tasks
• Attention to Detail

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support