Adjoint administratif

Job summary

Manage clinic communications, prepare new client files and occupational therapy reports, and handle payments, receipts, invoices, and tracking records. Support administrative onboarding for new employees and participate in team meetings.

Job details

L’équipe d’Ergo Stratégies s'agrandit! Nous sommes à la recherche d’un·e adjoint·e administratif·ve pour soutenir notre équipe d’ergothérapeutes! Il s’agit d’un poste permanent à temps partiel, en télétravail. Horaire de travail : Lundi au jeudi de 8h30 à 12h30 et vendredi de 9h à 16h (horaire sujet à changement). Responsabilités principales du poste : Gestion des courriels et des messages vocaux de la clinique Préparation des dossiers des nouveaux clients et obtention des documents nécessaires Préparation des canevas de rapports d’ergothérapie Préparation des rapports d’évaluation initiale en santé mentale à partir des notes Plume IA et des informations recueillies par l’ergothérapeute Gestion des virements Interac et des paiements par Square ou Stripe Émission et envoi des reçus aux clients et suivi des factures impayées Préparation et transmission des factures aux tiers payeurs Mise à jour de divers tableaux de suivis Contribution à l’intégration administrative des nouveaux employés Participation aux réunions d’équipe Ce que l’on recherche Baccalauréat en administration des affaires ou expérience équivalente dans un rôle d’adjoint·e ou de coordonnateur·rice Rigueur et souci du détail Sens de l’organisation et des priorités Autonomie et initiative Motivation à apprendre et à se développer Excellente maîtrise du français et de l’anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit À propos de nous Ergo Stratégies est une clinique d’ergothérapie en santé mentale et en pédiatrie. Nous accompagnons les individus qui rencontrent des défis personnels ou professionnels qui affectent leur quotidien. Nous leur proposons des stratégies adaptées leur permettant de retrouver un bien-être optimal. Nous offrons un milieu de travail collaboratif, bienveillant et stimulant, où l’innovation clinique, l’approche intégrative, les neurosciences et la formation continue sont au cœur de notre pratique. Rejoindre notre clinique, c’est intégrer une équipe passionnée où chaque professionnel apporte sa couleur et son expertise! Pour plus d'informations, vous pouvez consulter notre site web : www.ergo-strategies.ca Pour postuler Si vous souhaitez contribuer à une pratique qui place l’humain, la science et la qualité au centre de chaque intervention, faites-nous parvenir votre C.V. à alice@ergo-strategies.ca

What you’ll do

Manage clinic communications, prepare new client files and occupational therapy reports, and handle payments, receipts, invoices, and tracking records. Support administrative onboarding for new employees and participate in team meetings.

Requirements

Applicants should have a bachelor's degree in business administration or equivalent experience as an administrative assistant or coordinator. The role requires attention to detail, strong organization and prioritization, autonomy, initiative, willingness to learn, and excellent spoken and written French and English.

Listed skills

• Organization · Preferred
• Attention to detail · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Email and Voicemail Management
• Client File Preparation
• Document Collection
• Occupational Therapy Report Preparation
• Mental Health Assessment Report Preparation
• Interac Payments
• Square
• Stripe
• Receipt Issuance
• Invoice Follow-Up
• Third-Party Billing
• Tracking Spreadsheet Maintenance
• Administrative Onboarding
• Organization
• Attention to Detail
• French and English Communication

Job areas

• Administrative
• Healthcare