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Job summary

The administrative assistant will manage front-desk operations, office supplies, and internal communications while providing support to various departments. Additionally, the role involves assisting the human resources team with recruitment tasks such as posting job descriptions, conducting phone interviews, and onboarding new employees.

Job details

RESPONSIBILITIES * Assurer l’accueil des visiteurs et tenir le registre à jour (MK Descartes) * Répondre aux appels entrants * Effectuer des réquisitions à la demande de l’équipe de production (Oracle) * Traiter le courrier et les courriels entrants et sortants et préparer les documents pour l’envoi postal (poste régulière, envois par messagers) * Effectuer de la traduction pour des présentations et des formations à l’interne * Établir et maintenir un système de classement efficace * Gérer l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures de bureau * Gérer l’inventaire et l’approvisionnement des articles promotionnels (faire des recherches et demander des soumissions) * Offrir un soutien administratif aux différents services, principalement aux ressources humaines : * Effectuer la rédaction et la publication de descriptions de tâches pour les postes à pourvoir (Indeed) * Effectuer des entrevues téléphoniques auprès de candidats potentiels et les convoquer en entrevue * Participer à l’accueil des nouveaux employés * Création, émission et suivi des cartes d’accès (Kantech) * Effectuer l’entrée de données de divers documents pour la formation des employés * Offrir un support lors de l’organisation d’activités corporatives * S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées * Respecte les valeurs et le code d’éthique de l’entreprise * Respecte les programmes d’environnement, de santé et de sécurité de l’entreprise QUALIFICATIONS * Bilinguisme essentiel (français, anglais) * Très bonne connaissance de la suite MS Office, notamment avec Outlook afin d’organiser des réunions en présentiel ou par TEAMS, gestion des disponibilités, effectuer des réservations de salles * Aisance avec les outils informatiques et les périphériques (facilité à apprendre de nouveaux logiciels, utilisation d’imprimantes, de numériseurs et de systèmes téléphoniques) * Soutien au recrutement (affichage de postes, appels de présélection, prise de rendez-vous, suivi des candidatures) * Capacité de rédaction professionnelle (demandes internes et externes, courriels) * Accueil physique et téléphonique (filtrage des appels, gestion des visites, représentation professionnelle de l’entreprise) * Discrétion, débrouillardise, autonomie, initiative et soucis du détail

What you’ll do

The administrative assistant will manage front-desk operations, office supplies, and internal communications while providing support to various departments. Additionally, the role involves assisting the human resources team with recruitment tasks such as posting job descriptions, conducting phone interviews, and onboarding new employees.

Requirements

Candidates must be bilingual in French and English and possess strong proficiency in the MS Office suite, particularly Outlook. The role requires excellent organizational skills, the ability to learn new software quickly, and a professional demeanor for handling visitors and internal communications.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Customer service · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• MS-Office · Preferred
• Communication · Preferred
• Data entry · Preferred
• Inventory management · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Bilingualism
• MS Office
• Outlook
• Recruitment support
• Data entry
• Professional writing
• Customer service
• Inventory management
• Translation
• Time management
• Attention to detail
• Communication
• Software proficiency
• Office Supply Management
• Administrative Support
• Professionalism
• Organizational Skills
• Kantech (Access System)
• Bilingual (French/English)
• Professional Writing
• Multilingualism
• Customer Service
• Communication Software
• Data Entry
• Internal Communications
• Inventory Management
• Microsoft Outlook
• Microsoft Office
• Operations
• Phone Interviews
• Time Management
• Scheduling
• Detail Oriented

Job areas

• Administrative
• Human Resources
• Customer Service & Support
• Unclassified
• Human Resources Administrative Assistant
• Personnel Clerks
• Human Resources Assistants, Except Payroll and Timekeeping