Assistant administratif service opérations

Job summary

Manage emails, calls, records, and administrative documents, and coordinate information flow between internal teams. Support operational scheduling and assignment follow-up, handle customer requests and basic billing inquiries, and help ensure administrative procedures are followed.

Job details

Description du poste Au sein du service opérations de Pro-clean solutions inc., l’assistant administratif / l’assistante administrative contribue au bon déroulement des activités quotidiennes. Il·elle assure la gestion des courriels, des appels et du suivi des dossiers, prépare et met à jour divers documents (rapports, tableaux de suivi, formulaires) et coordonne la circulation de l’information entre les équipes internes. La personne en poste soutient la planification des interventions (organisation des horaires, suivi des mandats, gestion des demandes internes) et veille à la conformité des procédures administratives. Il·elle traite les demandes des client·e·s (informations, modifications de services, suivi de facturation de base) et assure un accueil professionnel. Ce poste à temps partiel est offert en mode hybride, basé à Trois-Rivières, QC, avec une partie des tâches réalisables en télétravail. Qualifications Compétences en assistance administrative et administration générale : capacité à gérer les courriels, la documentation, l’archivage, la rédaction de correspondance et le suivi des dossiers. Compétences en opérations : aptitude à soutenir la planification des interventions, le suivi des activités du service et la coordination entre les équipes. Compétences en communication : aisance à communiquer clairement à l’oral et à l’écrit, à transmettre l’information et à collaborer avec divers interlocuteur·rice·s. Compétences en service à la clientèle : sens du service, capacité à gérer les demandes, à répondre aux questions et à assurer un suivi courtois et professionnel. Maîtrise de base des outils bureautiques (suite Office ou équivalent), sens de l’organisation, rigueur, discrétion, et capacité à travailler de façon autonome en mode hybride.

What you’ll do

Manage emails, calls, records, and administrative documents, and coordinate information flow between internal teams. Support operational scheduling and assignment follow-up, handle customer requests and basic billing inquiries, and help ensure administrative procedures are followed.

Requirements

Candidates should have administrative and operational coordination skills, clear written and verbal communication, and a professional customer-service approach. Basic proficiency with Microsoft Office or equivalent, strong organization, discretion, and the ability to work independently in a hybrid setting are required.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• written communication · Preferred
• Organization · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• scheduling · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Assistance
• General Administration
• Email Management
• Documentation Management
• Records Management
• Correspondence Writing
• Case Follow-Up
• Operational Planning
• Scheduling
• Team Coordination
• Written Communication
• Verbal Communication
• Customer Service
• Microsoft Office
• Organization
• Discretion

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support
• Management & Leadership