Adjoint(e) administratif (ve)

Job summary

Welcome visitors, handle calls and emails, route information requests, and coordinate service requests, preliminary assessments, and admissions with the clinical director. Prepare admission files, support arrivals and daily operations, manage invoicing and payment follow-up, assist with human resources, and maintain statistical records.

Job details

Et si votre prochain emploi avait un réel impact humain? La Résidence Le Portail est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administrative organisé(e), empathique et engagé(e). La Résidence Le Portail est un milieu thérapeutique dédié aux femmes vivant des enjeux de dépendance. Notre mission repose sur la dignité, le respect et la conviction que chaque personne peut se reconstruire. Nous offrons un environnement humain, cohérent et bienveillant, où chaque membre de l’équipe contribue directement à un parcours de transformation. Ensemble, donnons un sens concret à chaque geste — et une seconde chance à chaque histoire. Votre rôle au quotidien Accueillir les visiteurs et assurer un premier contact chaleureux et professionnel Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels Traiter et orienter les demandes d’information vers les bonnes personnes Recevoir les demandes de service et en assurer le suivi avec la direction clinique Planifier les évaluations préliminaires en collaboration avec la directrice clinique Gérer le calendrier des admissions selon les critères et procédures établis Préparer les dossiers d’admission et compléter la documentation requise Assurer les démarches internes lors de l’arrivée des usagers Effectuer la facturation et le suivi des paiements (Nous utilisons SQUARE) Contribuer à la gestion des ressources humaines Appuyer les opérations quotidiennes de l’organisation Tenir à jour plusieurs tableaux statistiques Statut du poste : Poste permanent à temps plein Horaire de travail : du lundi au vendredi, de 8h à 16h Lieu de travail : 1240, route de Fossambault Nord, Saint-Augustin-de-Desmaures (Québec) G3A 1W8 Ce que nous recherchons Grande capacité d’empathie et écoute active Rigueur, autonomie et sens de l’organisation Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément Aisance dans un environnement humain et sensible Connaissance du milieu de la dépendance (un atout) Professionnalisme, discrétion et maturité Ce que nous offrons Un milieu de travail humain et profondément engagé Une équipe collaborative, bienveillante et mobilisée Un rôle concret ayant un réel impact sur la vie des femmes accompagnées Un environnement où les valeurs humaines guident les décisions Des possibilités d’évolution au sein de l’organisation Un rôle alliant humanisme et soutien administratif Pour postuler, envoyer votre curriculum vitae et lettre de motivation à : dg@therapieleportail.org

What you’ll do

Welcome visitors, handle calls and emails, route information requests, and coordinate service requests, preliminary assessments, and admissions with the clinical director. Prepare admission files, support arrivals and daily operations, manage invoicing and payment follow-up, assist with human resources, and maintain statistical records.

Requirements

The role calls for empathy, active listening, organization, autonomy, attention to detail, and the ability to manage multiple files in a sensitive, people-focused environment. Professionalism, discretion, and maturity are expected; familiarity with addiction services is an asset.

Listed skills

• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Communication · Preferred
• Multitasking · Preferred
• scheduling · Preferred
• invoicing · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Empathy
• Active Listening
• Organization
• Attention To Detail
• Autonomy
• Multitasking
• Professionalism
• Discretion
• Communication
• Scheduling
• Admissions Coordination
• Administrative Support
• Invoicing
• Payment Follow-Up
• Human Resources Support
• Statistical Reporting

Job areas

• Administrative
• Healthcare
• Social Services
• Human Resources
• Customer Service & Support