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Job details

Informations générales Le Vice-rectorat aux ressources humaines et au développement de la communauté est à la recherche d'une nouvelle ressource à temps partiel pour soutenir les besoins de l'équipe. Vous carburez aux défis, vous recherchez un milieu effervescent, dynamique et en constante évolution? Cette opportunité est pour vous. L'assistante administrative ou l'assistant administratif assiste la personne supérieure immédiate dans l'accomplissement de ses responsabilités et de ses mandats spécifiques par une prise en charge de l'organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs de l'unité. Ce que nous vous offrons Salaire entre 64 950 $ et 78 243 $ annuellement. Échelle de traitement du personnel non syndiqué, classe A8. Pour cet emploi temporaire à temps partiel, la rémumération est versée au prorata de l'horaire de travail. Emploi temporaire à temps partiel, 21 heures par semaine pour une durée indéterminée. La personne retenue devra être disponible, au besoin, pour effectuer des heures additionnelles. Un environnement de travail stimulant, dynamique et en pleine effervescence à proximité de la nature, au pied du Mont-Bellevue. Le privilège de pouvoir s'entraîner et bouger sur l'heure du dîner (centre sportif, salle d'entraînement, cours de groupe, etc.) et de participer à des activités culturelles. Votre contribution Participer à l'administration du Vice-rectorat aux ressources humaines et au développement de la communauté : gérer l'agenda, prendre et fixer les rendez-vous, organiser des rencontres et des réunions en fonction des priorités; recevoir et colliger adéquatement l'information; traiter les appels téléphoniques, prendre connaissance des courriels dirigés au vice-rectorat et en assurer une gestion adéquate selon les besoins de l'unité, traiter le courrier, fournir des renseignements et des réponses (écrites et verbales) dans le respect des politiques, des règles et des pratiques administratives en vigueur; préparer et recueillir les documents requis relativement à la tenue de réunions et voir à l'organisation matérielle et logistique de celles-ci; s'assurer du bon fonctionnement des réunions en ce qui a trait aux différents outils technologiques, organiser les déplacements et effectuer les réservations appropriées. Coordonner l'exercice annuel de planification des postes de professeures et professeurs. Traiter et assurer le suivi des dossiers de professeures et professeurs associés. Tenir à jour la comptabilité de l'unité, procéder au paiement de factures, à des rapports de dépenses des membres de son unité. Procéder également aux différents achats en réponse aux besoins de l'unité et utiliser les systèmes financiers et les applications informatiques institutionnelles et de bureautique. Effectuer le suivi de certaines décisions et assurer la diffusion d'information jugée pertinente dans les unités sous la responsabilité du rectorat. Soutenir les membres de son unité dans la mise en œuvre de leurs mandats en assurant une gestion proactive des dossiers. Anticiper les différentes étapes, coordonner les interventions requises et veiller au déroulement efficace des activités et des processus associés. Rédiger des documents administratifs, des procès-verbaux, des comptes rendus et assurer la diffusion des documents aux différentes instances. Déterminer la valeur des documents administratifs et des communications; procéder au classement et à l'archivage numérique dans le respect des règles de conservation en vigueur. Informer la personne supérieure immédiate de problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités de l'unité et proposer certaines solutions, le cas échéant. Agir à titre de personne-ressource dans la conduite de certains dossiers, et plus particulièrement lors des changements de l'équipe de direction afin de faciliter la transition et lors de mouvement de personnel. Assumer toute autre responsabilité relevant de sa compétence confiée pas la personne supérieure immédiate. Profil de compétences recherché Détenir un diplôme d'études collégiales en bureautique (DEC) ou diplôme d'études professionnelles en secrétariat (DEP) ou l'équivalent, combiné à une vaste expérience dans le domaine du secrétariat impliquant des cadres de direction, ou toute autre combinaison de scolarité et d'expérience jugée équivalente par l'Université. Posséder une capacité d'adaptation et une facilité à travailler en collaboration, rapidement et sous pression. Démontrer de la disponibilité. Faire preuve d'autonomie, d'initiative, d'innovation et de créativité, de rigueur, de jugement, de diplomatie et de discrétion. Avoir une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite. Rédiger avec aisance des documents administratifs. Maîtriser les logiciels bureautiques de la suite Microsoft Office, de SOFE Finances et de SOFE GRH.

What you’ll do

The role involves providing administrative and organizational support to the Vice-Rectorate for Human Resources, including agenda management and meeting coordination. Key tasks include managing professor files, handling unit accounting, and drafting official administrative documents.

Requirements

Candidates must hold a college diploma in office automation (DEC), a professional secretarial diploma (DEP), or an equivalent combination of education and extensive experience supporting executives. Proficiency in French and mastery of Microsoft Office and SOFE software are required.

Benefits

• Access to sports center • Gym access • Group classes • Cultural activities

Listed skills

• Time management · Preferred
• Microsoft Office · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Calendar Management
• Meeting Coordination
• Administrative Support
• Financial Tracking
• Document Drafting
• Digital Archiving
• Microsoft Office
• SOFE Finances
• SOFE GRH
• French Proficiency
• Professional Discretion
• Time Management

Job areas

• Administrative
• Education
• Human Resources
• Finance & Accounting
• Government & Public Sector